보고서, 제안서는 무엇을 어떻게 써야 할까요?

최근에 회사로 의뢰받은 Job이 하나 있습니다. 대부분 it 프로젝트가 고객 담당자와 업체의 부조화로 참 어렵다는 것을 많이 경험해서 또 문제 프로젝트 이구나 싶었습니다.
업체 제작인력은 보고서 경험이 없는 경우가 다반사입니다. 그러다보니 행장님, 부행장님 보고로 담당자는 매우 힘든 시간을 보내고 있었습니다.
담당자 입장에서는 난 온라인은 잘 모르고 업체가 날 도와 보고서를 써줬으면 생각하는데 맡겨보면 퀄리티가 나오지 않아 실망만 하고 포기 하게 됩니다. 보통 이쯤 되면 담당자는 실망도 많이 하고 신경이 날카로워져 있는 상태입니다.
  보고서 프로젝트는 이렇게 이슈가 많은 상태로 오는 경우가 많고 이런 경우에 업체에서는 더 이상 고객과의 관계가 악화되지 않기 위해 전문가를 찾게 됩니다.
막상 가보면 이미 고객은 자포자기 상태라 와도 반가워하지 않습니다. 고객의 하소연을 듣다가 무엇이 문제인지 보이면 바로 핵심을 짚어 주게 되고 고객과 소통이 잘 되면 여유가 없기 때문에 짧은 시간 내 테스트 과제를 주기도 합니다. 하루 이틀만에 원하는 리포트를 주면 대부분 신뢰가 쌓여서 고객도 태도가 많이 바뀌게 됩니다.
이런 비슷한 스토리가 1년 반전에도 타 업체에서도 있었습니다. ^^

사실 윗 분께 보고하는 일은 매우 어려운 일입니다.
어려운 용어를 싫어하시고 전문적인 내용에 대한 이해도도 낮으시기 때문에 표현에 대해서 많이 고민해야 합니다.
그리고 보고서의 흐름도 쏙 이해 되기 위해서는 첫장에서 부터 마지막장까지 스토리식으로 쭉 이어져야 한니다. 스토리식으로 이어지기 위해서는 기승전결로 인과 관계가 명확해야 합니다.

많은 보고서, 제안서를 작성해보고 앞글에서 언급한 방법론을 고민하다 보니 이 과정이 매번 반복된다는 것을 알게 되었습니다.
이를 요약해 보면 다음 다이어그램과 같은 흐름도입니다.

[프로젝트 제안.보고서 흐름도]

물론, 프로젝트 흐름도 각 단계는 대규모 프로젝트일 경우 더 세분화 되거나 추가 항목이 있을 수 있습니다.
가장 간단한 흐름을 정리하자면 위와 같다는 것입니다.

사실 고객도 보고를 어떻게 해야할지 몰랐고 업체도 마찬가지로 모르는 경우가 많습니다.
그러니 누가 누굴 탓할 순 없는 상황이었고 리딩할 사람도 없는 경우가 다반사입니다.
요즘은 중학교 때부터 파워포인트 교육을 받고 발표도 많이 한다고 하는데 지금 일하는 우린 잘 모르는 세대여서 그런걸까요?

다음 글 부터는 본격적으로 보고서.제안서 작성 방법론에 대해 적어 보겠습니다.